Riepilogo procedura
| Passo | Contenuto | |
|---|---|---|
| 1 · Cliente | Studio legale Bianchi | Fatto |
| 2 · Mandato | Indagine infedeltà | Fatto |
| 3 · Deleghe | Avv. Rossi delegato | In corso |
| 4 · Economia | Acconto 40% | Da fare |
| 5 · Soggetto | 1 soggetto, 3 foto | Da fare |
Mandati, prove e relazioni su un'installazione dedicata solo alla tua agenzia: dati personali cifrati, app che si apre solo con impronta o Face ID, ogni operazione registrata. Dal mandato firmato alla relazione finale, senza passare da chat, chiavette e fogli Excel.
Dal mandato alla relazione, ufficio e campo lavorano sugli stessi dati: niente chat, chiavette o fogli Excel in mezzo.
Procedura guidata: cliente, condizioni, soggetto. Il cliente firma dal telefono con OTP.
Riceve l'incarico, preme Avvia: orario e posizione GPS si registrano da soli.
Foto e video in originale, con data di scatto controllata e impronta digitale.
Le foto approvate sono già al loro posto: si esporta in PDF o Word.
Un minuto per vedere il percorso completo: mandato, incarico, prove sul campo, approvazione e relazione.
Un'agenzia investigativa tratta dati delicati per definizione: nomi, indirizzi, targhe e foto di persone. Per questo la protezione non è un'opzione da attivare, ma il modo in cui il gestionale è costruito. Ecco cosa facciamo, come e perché.
Titolare, responsabili e collaboratori, dal web e dall'app.
Dedicato alla tua agenzia, con database cifrato e chiavi proprie.
Foto, video e documenti in un archivio privato, cifrato AES-256.
Ogni agenzia ha il proprio server, il proprio database e il proprio archivio file, con chiavi di cifratura proprie.
I dati di agenzie diverse non condividono nulla: un problema altrove non tocca i tuoi.
Foto, video e documenti stanno in un archivio non pubblico, cifrato con AES-256. Ogni file si apre solo con un link temporaneo, rilasciato dopo il controllo dei permessi.
Un link inoltrato smette di funzionare dopo poco, e senza permesso nessun file si scarica.
Il database viene salvato ogni notte; anche il backup è cifrato.
Si recuperano i dati in caso di guasto, senza creare copie leggibili.
Nomi, contatti, codici fiscali, luoghi, note, testi delle relazioni e coordinate GPS sono cifrati campo per campo con AES-GCM.
Anche chi ottenesse una copia del database vedrebbe solo testo illeggibile.
Si conserva solo un'impronta BCrypt, da cui la password non si può ricavare.
Nemmeno chi gestisce il server può leggere le password degli utenti.
Tutto il traffico tra browser, app e server passa su HTTPS, anche verso i servizi esterni.
Su una rete pubblica o un Wi-Fi d'albergo nessuno può leggere i dati mentre viaggiano.
Prima ancora del login, Cloudflare Access verifica l'identità dell'utente, per esempio con un codice via email. Si attiva per la singola agenzia.
Chi non è autorizzato non vede nemmeno la pagina di accesso.
Ognuno entra con email e password proprie. La sessione si chiude dopo 3 giorni di inattività, un utente disattivato è escluso subito e un errore di accesso non rivela se l'utente esiste.
Si sa sempre chi ha fatto cosa, e chi lascia l'agenzia perde l'accesso subito.
L'app si apre solo con impronta, Face ID o PIN del telefono, a ogni avvio e al rientro dopo due minuti. Non si può disattivare; i dati biometrici restano nel telefono.
Un telefono perso, rubato o lasciato sul tavolo non mostra dati di indagini.
Titolare, responsabile di sede e collaboratore. Ogni richiesta viene verificata dal server, non solo nascosta nell'interfaccia.
Un responsabile non vede le sedi che non gli sono assegnate, nemmeno forzando il sistema.
Il collaboratore vede solo i propri incarichi: niente anagrafica del cliente, importi, documenti d'identità o note d'ufficio. Le notifiche non contengono dati di clienti o soggetti.
Il telefono di chi lavora sul campo è il punto più esposto: lì c'è solo lo stretto necessario.
Foto e video arrivano in originale, senza ricompressione, e non vengono mai modificati. Per ognuno si calcola l'impronta SHA-256 e si verifica la data di scatto.
Si può dimostrare che la prova è quella scattata, in quel momento, e che nessuno l'ha toccata.
Mandato e informativa privacy si firmano con firma elettronica avanzata e OTP, con riconoscimento del firmatario. Il mandato firmato e il suo audit trail sono conservati a norma per 10 anni.
Il mandato ha valore legale ed è sempre ritrovabile, anche anni dopo.
Accessi, modifiche, approvazioni, importi, firme e download di documenti riservati restano registrati, senza dati personali. Lo consulta solo il titolare.
In caso di dubbio o contestazione si ricostruisce chi ha fatto cosa e quando.
Tempi di conservazione configurabili, anonimizzazione e cancellazione automatiche attivabili. A mandato chiuso i dati del soggetto investigato si riducono alle sole iniziali con un clic.
I dati si tengono solo finché servono, come chiede il GDPR.
Documenti, media e relazioni di ogni mandato si scaricano in un unico file ZIP in qualsiasi momento.
Nessun vincolo: i dati restano dell'agenzia.
| Cosa può fare | Titolare | Responsabile di sede | Collaboratore |
|---|---|---|---|
| Configurare agenzia, utenti e sedi | Sì | No | No |
| Creare mandati e assegnare incarichi | Tutte le sedi | Sedi assegnate | No |
| Approvare foto, ore e spese | Tutte le sedi | Sedi assegnate | No |
| Contabilità e tariffe | Sì | Sedi assegnate | No |
| Lavorare sugli incarichi dall'app | Sì | Sì | Solo i propri |
| Registro di audit | Sì | No | No |
Quello che succede in un'indagine resta nell'agenzia
Cifrato nel database, tracciato nel registro di audit, visibile solo a chi ha i permessi.
Niente più fogli Excel per i mandati, chat per gli incarichi e chiavette per le foto. Chi è in ufficio e chi è sul campo vede sempre gli stessi dati, aggiornati.
Procedura guidata: cliente, mandato, deleghe, condizioni economiche e soggetto. Il cliente firma mandato e informativa privacy dal proprio telefono, senza stampare nulla.
Giorno, orario, luogo e istruzioni. Il collaboratore riceve la notifica, accetta o rifiuta, e il calendario si aggiorna.
Avvio e fine con GPS, foto e video, note, chilometri, spese con scontrino e report di fine giornata. Avvio, fine, chilometri e note funzionano anche senza rete.
Per ogni foto il sistema legge la data di scatto, la confronta con l'orario dell'incarico e riconosce i duplicati. La data può essere impressa su una copia.
Le foto approvate sono già pronte da inserire. Intestazione dell'agenzia, esportazione in PDF e Word, una relazione per ogni soggetto.
Turni ricorrenti, presenze con GPS e tariffe orarie per cliente. Se un turno non parte, responsabile e titolare vengono avvisati.
Preventivi e proforma in PDF, acconti, incassi e residui. A fine mese ore, chilometri, spese e compenso di ogni collaboratore sono già calcolati.
Foto fuori orario, ore extra e spese finiscono in un'unica coda. Quello che non torna non viene scartato in silenzio: decide il titolare o il responsabile.
Viste mese, settimana e giorno per incarichi e turni, con un colore per ogni cliente, scelto in anagrafica o assegnato in automatico.
Il cliente riceve il PDF con l'intestazione dell'agenzia.
Firma OTP di mandato e informativa privacy.
Incarichi, GPS, foto e report dall'app.
Prove già ordinate, PDF o Word.
Proforma al cliente, compensi ai collaboratori.
I moduli condividono gli stessi dati: un incarico concluso aggiorna calendario, archivio, relazione e contabilità senza ricopiare nulla.
L'anagrafica clienti e il mandato sono il punto di partenza di ogni indagine. La procedura guidata raccoglie i dati e prepara i documenti per la firma.
Per Android e iOS. Il collaboratore vede solo i propri incarichi e le informazioni operative che gli servono, senza i dati del cliente.
Ogni file viene controllato prima di entrare in relazione. I casi anomali non vengono scartati: vanno in revisione e decide il titolare o il responsabile.
La relazione nasce da quello che è stato registrato sul campo: giornate, note e foto approvate sono già disponibili.
Per le agenzie che offrono vigilanza e portierato: turni, presenze e tariffe orarie per cliente, con il controllo automatico delle mancate partenze.
Gli importi seguono sempre le stesse regole, dal preventivo al compenso del collaboratore.
Incarichi e turni nella stessa vista, per capire subito chi è libero e chi è impegnato.
Tutti i documenti dell'agenzia in un archivio unico, ordinato per mandato, con uno spazio personale per il titolare.
Alle agenzie investigative e alle agenzie di vigilanza fiduciaria, dall'investigatore che lavora da solo ai gruppi con più sedi. Titolare e responsabili lavorano dal browser, i collaboratori dall'app.
Il gestionale funziona su qualsiasi browser aggiornato, da computer o tablet. L'app per i collaboratori è disponibile per Android e iOS.
In parte. Avvio e fine attività, chilometri e note vengono salvati sul telefono e inviati appena torna la rete. Foto e video invece richiedono la connessione, perché la verifica della data e l'archiviazione avvengono sul server.
Sì. Foto e video partono in originale e i file molto grandi vengono inviati in più parti; su Android, se la connessione cade, l'invio riprende dalle parti mancanti.
Sì. Il modulo Servizi fiduciari gestisce turni, presenze con GPS, tariffe orarie per cliente e avvisi in caso di mancato avvio.
Il cliente riceve un link, completa il riconoscimento a distanza e firma mandato e informativa privacy con un codice ricevuto sul telefono. Il PDF firmato e l'audit trail vengono archiviati nel mandato, e il mandato firmato viene conservato a norma per 10 anni.
Il sistema legge la data di scatto dai metadati originali e la confronta con l'orario dell'incarico. Le foto senza data, fuori orario o duplicate vanno in revisione. La data può essere impressa su una copia; l'originale resta intatto.
Sì. Puoi caricare la tua informativa in PDF oppure usare il modello standard, compilato in automatico con i dati dell'agenzia. Viene allegata al mandato e firmata insieme.
Sì, in PDF e in Word. Il PDF definitivo si salva nella documentazione del mandato.
Su un'installazione dedicata alla tua agenzia, con database e archivio file separati da quelli di qualsiasi altra agenzia.
È un controllo d'accesso che verifica l'identità dell'utente prima che possa anche solo raggiungere il gestionale: chi non è autorizzato non vede nemmeno la pagina di login. È facoltativo, si attiva per la singola agenzia e si somma a password e ruoli, senza sostituirli.
Perché un telefono perso o rubato non deve mostrare dati di indagini. Lo sblocco è richiesto a ogni apertura e non si può disattivare. Impronte e volto restano nel telefono: l'app non li legge e non li trasmette.
Senza impronta, Face ID o PIN del telefono l'app non si apre e non mostra nulla. Le prove sono già nell'archivio dell'agenzia, non solo sul telefono. Se serve, il titolare disattiva l'utente dal gestionale e l'accesso viene escluso subito.
Nessun software può farlo da solo: la responsabilità resta del titolare del trattamento. Ultra Detective però dà gli strumenti che servono, descritti nella sezione Sicurezza.
Il titolare e i responsabili delle sedi interessate. Il collaboratore vede solo le informazioni operative dell'incarico assegnato.
Sì. Documenti, media e relazioni di ogni mandato si possono scaricare in un unico file ZIP in qualsiasi momento.
Installiamo la piattaforma dedicata alla tua agenzia e la configuriamo con logo, sedi e utenti. I collaboratori installano l'app dagli store e accedono con il codice dell'agenzia e le proprie credenziali.
Raccontaci come lavora la tua agenzia: ti spieghiamo come funziona la piattaforma e come protegge i tuoi dati.